Que doit exiger une agence immobilière d'un prestataire IA avant de signer ?
Par Christopher Manglou, fondateur de ROUGAIL. Publié le . 8 min de lecture.
Exigez par écrit ce que vous ne pouvez pas vérifier par vous-même : ce que fait le système quand il atteint sa limite, qui le maintient quand un portail change de format et ce que vous récupérez le jour où vous partez. Jugez la démonstration sur des scénarios qui ressemblent à votre agence, même joués sur des données fictives. Pour la sortie, le Data Act européen fixe depuis le 12 septembre 2025 un cadre : deux mois de préavis au plus, trente jours au moins pour récupérer vos données.
Un prestataire vous présente un système qui répond à vos demandes entrantes. La démonstration est fluide, le devis tient sur deux pages. Le contrat arrive en pièce jointe le lendemain. Vous ne pouvez pas auditer la technique, ce n’est pas votre métier.
Cet article donne les questions à poser avant de signer, ce que les réponses doivent contenir et ce que le droit européen impose déjà pour le jour où vous voudrez partir. Il vaut aussi pour le prestataire que vous avez déjà.
Comment juger un prestataire IA sans compétence technique ?
Vous ne jugez pas la technique. Vous jugez ce qui est écrit dans le contrat et ce qui vous est montré en démonstration.
Le choix du prestataire n’est pas une formalité. Le RGPD fait de votre agence le responsable du traitement des données de vos prospects. Il lui impose de ne les confier qu’à un prestataire présentant des garanties suffisantes. Cette obligation et ce qu’elle implique sur leur localisation sont détaillées dans l’article consacré à l’hébergement des données de vos clients. Ce qui suit porte sur le reste : la démonstration, ce que fait le système, qui le maintient et comment vous en sortez.
Les références clients ne remplacent pas l’examen du contrat et de la démonstration. Une référence pèse surtout si vous pouvez appeler l’agence concernée et lui poser vos propres questions. Une clause de confidentialité limite parfois ce qu’un prestataire peut dire de ses clients. Une référence rassure sur l’existence d’un travail passé. Elle ne dit rien de ce que votre contrat à vous prévoit.
Que doit montrer une démonstration, puisqu’elle ne tournera pas sur vos données ?
Elle doit montrer des scénarios qui ressemblent à votre agence, même joués sur des données fictives.
Les données fictives sont la règle. Les données d’une agence cliente lui appartiennent. Un prestataire qui les montrerait à une autre agence vous montrerait du même coup ce qu’il ferait des vôtres. Vous n’avez pas à fournir vos vraies demandes pour la démonstration.
Vous pouvez en revanche choisir les scénarios. Quatre d’entre eux montrent déjà si le système comprend votre métier :
- une demande au format des emails que votre agence reçoit de SeLoger ou de LeBonCoin ;
- une demande déposée un dimanche soir, quand personne n’est au bureau ;
- une demande sur un bien déjà vendu ou retiré du marché ;
- un prospect qui pose une question à laquelle le système ne doit pas répondre seul, sur une baisse de prix ou une date de signature.
Le quatrième scénario est le plus utile. Un système qui répond correctement à une demande simple ne prouve pas grand-chose. Ce qui compte, c’est ce qu’il fait quand il atteint sa limite.
Que fait le système quand il atteint sa limite ?
Il doit passer la main à un négociateur, qui doit pouvoir relire tout ce que le système a écrit jusque-là.
Trois points doivent être écrits avant la signature. Le premier est la liste de ce que le système ne décide jamais seul : un prix, une contre-offre, un engagement sur une date de signature. Le deuxième est la manière dont un négociateur est alerté quand la conversation dépasse ce périmètre, ainsi que ce que le prospect lit pendant ce temps. Le troisième est l’accès au journal des messages envoyés au nom de votre agence, pour chaque prospect, sans passer par le prestataire.
Un message part sous le nom de votre agence, pas sous celui du prestataire. S’il est maladroit, c’est votre agence que le prospect retient. Vous devez pouvoir le relire, le jour même comme des mois plus tard.
Pour juger du ton de ces échanges, l’article sur ce qu’une IA écrit réellement à vos prospects en déroule un exemple complet, message par message.
Qui maintient le système quand un portail ou votre logiciel change ?
Le prestataire doit en assurer la maintenance. Le contrat doit dire dans quel délai.
Un système de réponse dépend d’éléments que ni vous ni le prestataire ne contrôlez. Un portail peut modifier la présentation de ses emails de contact. L’éditeur de votre logiciel métier peut changer la manière dont il reçoit les demandes. Dans les deux cas, le système peut cesser de reconnaître une partie des demandes, sans message d’erreur visible de votre côté.
Trois questions permettent de savoir ce que vous achetez :
- Qui détecte la panne ? Un prestataire qui surveille le système peut la voir avant vous. Un prestataire qui attend votre signalement la découvre quand vous vous étonnez de recevoir moins de demandes.
- Dans quel délai le système est-il rétabli ? Un engagement écrit, même modeste, vaut mieux qu’une promesse orale de réactivité.
- L’adaptation est-elle comprise dans l’abonnement ou facturée à part ? La réponse explique en partie pourquoi deux devis au périmètre proche ne se ressemblent pas.
Que récupérez-vous le jour où vous partez ?
Vous devez récupérer vos données et le paramétrage propre à votre agence, avec le temps de basculer sans interruption. Le droit européen encadre désormais cette sortie.
Le règlement (UE) 2023/2854, dit règlement sur les données ou Data Act, est applicable depuis le 12 septembre 2025. Son chapitre VI organise le changement de fournisseur pour les services de traitement de données. Son considérant 81 range dans cette catégorie les logiciels fournis à la demande. Son article 25 impose que les droits du client soient écrits dans le contrat. Il fixe tous les points du tableau ci-dessous, sauf les frais de sortie, qui relèvent de son article 29 :
| Point du contrat | Ce que le règlement impose |
|---|---|
| Préavis pour lancer la sortie | Deux mois au plus |
| Période de transition | Trente jours calendaires au plus, pendant lesquels le service continue et le prestataire vous assiste |
| Prolongation de la transition | Une fois, à votre demande, pour la durée que vous jugez appropriée |
| Transition techniquement impossible en trente jours | Le prestataire justifie l’impossibilité dans les quatorze jours ouvrables et propose une autre période, de sept mois au plus, service maintenu |
| Éléments exportables | La liste exhaustive, écrite au contrat, des catégories de données et d’actifs numériques que vous pouvez emporter |
| Exclusions | Listées elles aussi, uniquement pour protéger les secrets d’affaires du prestataire |
| Récupération | Trente jours calendaires au moins après la transition |
| Effacement | Intégral, à l’issue de la récupération |
| Frais de sortie | Limités aux coûts directement liés au changement jusqu’au 12 janvier 2027, interdits ensuite |
Une nuance compte pour un système construit pour votre seule agence. L’article 31 prévoit un régime allégé pour les services conçus sur mesure et non proposés à grande échelle : l’encadrement des frais de sortie et l’obligation de faciliter un fonctionnement équivalent chez le prestataire suivant ne s’y appliquent pas. Le même article oblige le prestataire à vous dire, avant la signature, quelles obligations ne s’appliquent pas à son service. Si rien ne vous est dit, demandez-le.
Lisez de près la liste des éléments exportables pour vérifier qu’elle couvre deux choses. Vos données en forment la première partie : demandes reçues, contacts, mandats, historique des messages échangés. Elles vous appartiennent. Pour les données personnelles, l’article 28 du RGPD impose déjà leur restitution ou leur suppression en fin de prestation, à votre choix. Le paramétrage forme la seconde : règles de qualification, messages types, questions posées aux prospects, plages horaires. C’est lui qui fait qu’un système répond comme votre agence et pas comme une autre. S’il ne figure pas dans la liste, le prestataire suivant doit le reconstituer.
Que se passe-t-il si votre prestataire cesse son activité ?
Vous comptez d’abord sur ce que vous détenez déjà, parce que la clause de sortie suppose que quelqu’un soit encore là pour l’exécuter.
Deux engagements prennent ici toute leur importance. Le premier est la possibilité d’obtenir un export de vos données à tout moment, pas seulement en fin de contrat, dans un délai écrit. Le second est une documentation du paramétrage qui vous est remise, pas seulement conservée chez le prestataire.
Le premier engagement n’a de valeur que si vous l’utilisez. Un export demandé une fois par trimestre et conservé en lieu sûr vous fait perdre au pire trois mois d’historique. Un export jamais demandé ne vous laisse rien.
Sans aller jusqu’à la cessation d’activité, la continuité concerne aussi les personnes. Demandez qui intervient quand votre interlocuteur habituel est absent. Demandez aussi comment les accès sont transmis.
Comment mener cette vérification sans expert ?
La vérification se fait par écrit, avec les mêmes questions pour chaque prestataire, votre prestataire actuel compris.
La liste suivante tient sur une page :
- Démonstration. Pouvez-vous me montrer les quatre scénarios que je vous transmets, dont une question à laquelle le système ne doit pas répondre seul ?
- Limites. Quelles décisions le système ne prend-il jamais ? Comment un négociateur est-il alerté ? Que lit le prospect en attendant ?
- Journal. Comment puis-je relire, sans vous solliciter, chaque message envoyé au nom de l’agence ?
- Maintenance. Qui détecte une panne ? Dans quel délai le système est-il rétabli ? L’adaptation aux changements des portails et du logiciel métier est-elle comprise dans l’abonnement ?
- Export. Puis-je obtenir un export de mes données à tout moment, dans quel délai et dans quel format ?
- Sortie. Quels préavis, période de transition et délai de récupération votre contrat prévoit-il ? Le paramétrage figure-t-il dans la liste des éléments exportables ? Sa documentation m’est-elle remise ?
- Frais. Quels frais facturez-vous à la sortie ? Si votre service relève du régime sur mesure de l’article 31 du règlement sur les données, quelles obligations écartez-vous ?
- Continuité. Qui intervient en l’absence de mon interlocuteur habituel ? Comment les accès sont-ils transmis ?
Pour la localisation des données et les sous-traitants, les cinq demandes écrites de l’article sur l’hébergement complètent cette liste. Consignez chaque réponse avec sa date.
Cette liste peut très bien conclure qu’il ne faut rien changer. Si votre prestataire actuel répond à tout, par écrit et de façon cohérente, gardez-le. Une réponse imparfaite se discute. Un refus de mettre par écrit ce qui a été dit à l’oral suffit en revanche à ne pas signer.
Que faut-il retenir ?
Choisir un prestataire IA ne suppose pas de comprendre la technique. Il faut obtenir par écrit ce que le système ne décide jamais seul, qui le maintient et ce que l’agence récupère en partant. La démonstration se juge sur des scénarios qui ressemblent à l’agence, joués sur données fictives. Le cas qui compte d’abord est celui où le système atteint sa limite. Le règlement sur les données encadre la sortie depuis le 12 septembre 2025 : deux mois de préavis au plus, trente jours de transition au plus avec un service maintenu, trente jours au moins pour tout récupérer. Un service conçu sur mesure peut échapper à une partie de ces règles. Le prestataire doit alors le dire avant la signature. Tout le reste se discute, sauf l’absence d’écrit.